Todo executivo sente na pele que o tempo é o seu recurso mais escasso. Por isso, já foram escritos muitos livros sobre como administrar melhor o tempo, de modo a tirar o proveito máximo dele. Como tudo mais em gestão empresarial, é difícil encontrar uma receita universal para a questão da administração do tempo. Universal, mesmo, só a lei de Parkinson: “o trabalho se expande até ocupar todo o tempo disponível”.
    Entretanto, vale a pena observar a organização que deu ao assunto Stephen R. Covey, no livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Muito Eficazes” (Editora Best Seller, São Paulo, 24ª edição), considerado, em pesquisa feita pela revista “Chief Executive” com 40 mil executivos (Folha de São Paulo, 28.09.97), o livro de negócios mais influente do século 20.
    Ele montou uma matriz com duas categorias (URGÊNCIA X IMPORTÂNCIA) e defende a tese que o executivo deve concentrar a parcela maior do seu tempo naquilo que é mais importante e menos urgente (quadrante 1 da figura).
     Deve ser reduzida, ao máximo, a destinação de tempo às atividades dos demais quadrantes. Um exemplo ilustrativo: se “cuidar do carro” fosse uma responsabilidade executiva, lavá-lo não pode ser considerado nem urgente, nem importante. Trocar o pneu furado pode ser considerado urgente mas, normalmente, sem importância estratégica. Já o aquecimento anormal do motor não só é urgente como é importante pelo prejuízo que pode provocar se não for tratado logo. Agora, fazer a manutenção preventiva, como deve ser feita, é importantíssimo mas não é urgente e, se não for feita, levará, sem dúvida, à utilização de tempo em outras atividades enquadráveis nos quadrantes 2 ou 3.
    O mesmo pode ser dito do condicionamento físico: jogar futebol uma vez por semana como atividade física exclusiva, segundo os entendidos, além de não ser nem urgente nem importante, é perigoso. Cuidar de uma câimbra é urgente mas não importante. Um estiramento muscular é urgente, importante e dolorosíssimo. Já exercícios físicos regulares, ainda que não intensos, podem evitar estiramentos e câimbras, além de tornar o futebol semanal um prazer com menos riscos.
    No que diz respeito às questões do dia-a-dia do executivo, a maioria da correspondência que é recebida nem é urgente nem é importante e pode ser quase que completamente delegada. Já um telefonema, seja ou não importante, transforma-se em urgente se tiver que ser imediatamente atendido.
    O que é importante, mesmo, além de ser permanente, é o desenvolvimento do pensamento estratégico para prevenir crises e diminuir o tempo desperdiçado nos outros quadrantes.