A importância dos relatórios de desempenho

por Fernando Braga, sócio da TGI Consultoria em Gestão

Na gestão com foco em resultados, os relatórios de desempenho têm um papel extremamente importante no alinhamento das informações e na sistemática de monitoramento.

Na gestão com foco em resultados, os relatórios de desempenho têm um papel extremamente importante no alinhamento das informações e na sistemática de monitoramento. É a partir deles que se uniformiza a linguagem para a leitura do desempenho organizacional e acompanhamento de resultados e metas.

Entretanto, relatórios não são meras formalizações dos números nem grandes cadernos em processadores de texto ou relatórios mirabolantes e quase incompreensíveis (ou compreendidos por poucos) em sistemas ou planilhas.

Um bom relatório de desempenho deve ser fácil e rapidamente entendido por todos que produzem o resultado e pelos que precisam acompanha-lo. Muitas vezes o processo de processamento pode envolver várias operações complexas, mas o produto final deve ser simples e as operações de processamento devem ser comunicadas de maneira clara, adaptando a linguagem ao público geral, para não gerar sentimentos de injustiça ou sensação de que houve inconsistência nas análises.

Outro ponto a tratar é que os relatórios de desempenho devem permitir uma leitura rápida do desempenho geral (como referência e provocação, o ideal é ver as variáveis mais importantes em uma página, no máximo). A recomendação é que se separem as análises das sínteses, ou seja, produzir um relatório mais resumido e de leitura rápida e outro com as informações completas, caso seja desejável ou solicitado o acompanhamento de alguma variável em mais detalhe.

A diferença que precisa ser feita é que relatório de desempenho não é prestação de contas.

Vale a pena ressaltar mais um ponto: a qualidade dos relatórios está relacionada com a lógica construída e a criatividade das pessoas envolvidas na elaboração de tais relatórios. Sistemas ajudam a poupar tempo na compilação, processamento e organização das informações, mas a lógica dos relatórios precisa ser discutida e desenhada sob medida para a empresa e de acordo com as variáveis de desempenho que se quer acompanhar.

O sistema é um grande aliado, mas não resolve tudo.

Para finalizar, é importante levar em consideração alguns pontos quando da leitura e interpretação de indicadores. Alguns deles apresentam sazonalidade, ou seja, apresentam altas e baixas esperadas conforme ciclos de tempo (sejam anos, meses, semanas ou dias do mês ou da semana).

Também é importante considerar a avaliação sobre as tendências dos indicadores, afinal, 20% de market share podem ser 20% estáveis, 20% com tendência de alta ou 20% com tendência sistemática de queda. E esses três “20%” geram análise e providências completamente distintas. Para isso, é importante observar o histórico e outras variáveis que possam ajudar a ler melhor a tendência do indicador em análise.

Apesar de parecer algo mais operacional ou mesmo uma questão de ordem menor, o uso consequente de relatórios de desempenho pode facilitar muito a análise e interpretação de informações estratégicas, tornando mais eficiente o processo de monitoramento do desempenho e da estratégia.

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