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O vexame dado pelo comandante Francesco Schettino no acidente com o navio Costa Concordia na Toscana é um bom caso para tratar a questão da responsabilidade da liderança nas organizações. O senso comum prega que “o comandante é o último a abandonar o navio” e todos nós terminamos aprendendo isso e internalizando como verdade a ser seguida.

O comandante Schettino desmoralizou essa tradição não só porque foi imprudente, conduzindo de forma temerária o navio perto da costa, sem prestar atenção nos mapas e nos radares indicando as pedras próximas, mas principalmente por ter abandonado o navio antes de uma boa parte dos passageiros, a ponto de levar um grande carão por telefone do capitão dos portos que foi transmitido para o mundo inteiro.

O ocorrido lembra a história que se diz ter acontecido com o ex-presidente brasileiro general Artur da Costa e Silva. Estava ele voando em comitiva num avião militar de Brasília para o Rio de Janeiro quando, no meio do caminho, o avião apresentou um defeito que parecia grave. Quando chegou no Rio, assim que posou, o chefe da segurança grita: “corram que o avião pode explodir!”. Todos debandaram o mais rápido que puderam. Menos o presidente que levantou-se calmamente, desceu as escadas e caminhou sem pressa até o saguão onde estavam todos os passageiros e tripulantes. Chamou chefe da segurança e lhe disse de modo a que todos ouvissem: “O senhor cometeu dois erros graves. Primeiro, gritou no ambiente onde estava o presidente da República. Não se grita no ambiente onde está o presidente da República. Segundo, desconsiderou que presidente explode, mas não corre”.

É isso aí, comandante, assim como presidente, explode mas não corre porque, quando o faz, se desmoraliza.

Muita gente aproveita o início de cada ano para mudar hábitos, começar novos projetos ou finalmente colocar em prática aquelas decisões que até agora tinham sido adiadas. Enfim, é um período de reorganização. Com a vida profissional, não é diferente: esta é mesmo a época mais propícia para se organizar.

O primeiro passo para administrar melhor o seu tempo é adquirir ou, para aqueles que perderam, retomar o hábito de utilizar uma agenda. Quando usada corretamente, essa simples ferramenta pode evitar muito do estresse e aborrecimento decorrentes do acúmulo de atividades durante o ano. Uma das maiores vantagens de se usar uma agenda é que ela proporciona uma gestão do tempo (anual, mensal, semanal e diária). Muitas vezes, a administração diária do tempo é relegada e acaba interferindo em apontamentos previamente agendados. Assim, não se pode esquecer de listar as prioridades do dia, fazer uma espécie de checklist das obrigações que não podem deixar de ser cumpridas.

Já do ponto de vista do planejamento macro, o importante é programar ou anotar com antecedência eventos como férias, viagens, aniversários e outros períodos de ausência do trabalho. Tudo isso faz uma grande diferença na organização da vida profissional de qualquer um. No entanto, diante da enorme quantidade de compromissos de hoje em dia, muita gente acaba criando uma agenda que simplesmente não consegue seguir. O problema é que toda agenda precisa ser realista, isto é, deve destinar tempo suficiente para concluir adequadamente cada atividade, evitando excessos, além de incluir sempre uma margem de manobra para lidar com contingências, como o trânsito, por exemplo.

Por fim, vale lembrar que a agenda não é apenas para compromissos profissionais, mas também para os pessoais. No intuito de não misturar as duas coisas, muitas pessoas acabam esquecendo que, quando os afazeres não são facilmente visualizados em um mesmo local, podem-se cometer enganos na hora de agendá-los e causar choques de horário. É claro que sempre surgirão mudanças e contratempos, mas, com alguns ajustes no dia a dia e sem exagerar nos improvisos, a agenda pode transformar a luta contra o tempo numa corrida a seu favor.

Muitos profissionais, ao serem questionados sobre o mau funcionamento de alguma atividade, costumam dizer que o problema está no processo. Mas, muitas vezes, as dificuldades são outras.

A burocracia, apesar de sua má fama, é importante para toda organização, mas não deve ser desculpa para a ineficiência das funções. Se o que deve ser feito não acontece, pode ser por falta de clareza das responsabilidades, falha na comunicação interna, pouco compromisso dos profissionais com os resultados ou até insegurança e medo de arriscar. Então, o problema não está só no processo.

Seguir o protocolo estabelecido pela empresa deve ser a primeira opção de todo profissional. Mas, se surgirem imprevistos, ele deve estar preparado para encontrar alternativas e realizar a atividade com sucesso.

Dentro das organizações, há uma crença de que o reconhecimento é opcional e de que os acertos não são mais que obrigação dos profissionais. Os gestores que pensam assim não imaginam os benefícios que o elogio pode trazer à sua equipe.

Existe um receio de que, ao ser elogiado, o profissional vai pedir aumento salarial ou relaxar na realização de suas atividades. De fato, esse risco existe, mas pesa menos na balança quando comparado às chances de o reconhecimento servir de motivação. As empresas precisam entender que reconhecer o profissional é parte fundamental do processo de estímulo e sempre dá mais certo do que errado.

Por que não elogiar o profissional quando ele merecer? Reconhecimento é bom, e todo mundo gosta!

Enfim, férias!… Mas, até chegar ao seu merecido lazer, é preciso alguns cuidados no ambiente de trabalho. Listamos alguns conselhos para você se ausentar com tranquilidade.

• Bloqueie sua agenda com antecedência.
• Comunique a todos — clientes e colegas — o motivo e o período de sua ausência.
• Antecipe reuniões e soluções.
• Não deixe entregas de serviço para a última semana; noutras palavras: não aumente o ritmo em cima da hora.
• Negocie prazos e demandas considerando o início das férias e o tempo utilizado nos preparativos antes de sua saída.
• Não deixe pendências para a véspera; a ansiedade poderá lhe custar caro quando você retornar.
• Oriente e delegue a seu substituto o que deve ser feito.

Boas férias!