Por um problema de revisão, alertado pelos leitores, o Gestão Hoje anterior (número 501) foi editado com alguns erros que merecem conserto. A forma correta do parágrafo 8 (baseado em pesquisa feita por Stephen Covey no livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Muito Eficazes”), onde se deu o primeiro erro, é a seguinte:

“A primeira diferença entre a má e a boa utilização do tempo evidenciou-se na “troca” da intensidade da dedicação de tempo entre os quadrante 2 (muito importante e pouco urgente), que passou de 15% para 60% e o quadrante 4 (pouco importante e muito urgente), que passou de 60% para 15%. A segunda diferença deu-se na “migração” do tempo do quadrante 1 (pouco importante e pouco urgente), que passou de 5% para 0%, para o quadrante 3 (muito importante e muito urgente) que passou de 20% para 25%.”

Quanto ao segundo erro, ocorreu no parágrafo 9 que, por seu caráter de resumo da tese do informativo, vale não só a pena reproduzir como, também, registrar com destaque:

“Resumo da ópera: segundo Covey, o gerente que faz uma boa utilização do tempo, dedica a maior parte de sua atenção (60%) ao quadrante 2, chamado de quadrante da liderança (o que é importante mas não é urgente). Além disso, dedica ¼ do seu tempo (25%) ao quadrante 3, chamado de quadrante da crise (o que é urgente e importante). E não dedica tempo nenhum a atividades do quadrante 1, chamado de quadrante do descarte (o que nem é importante nem é urgente).”

Agindo desta forma, o gerente reserva a maior parte do seu tempo para o exercício da liderança, desenvolvendo atividades no quadrante 2 (o que é importante mas não é urgente). Quando aprende a fazer isso de forma sistemática (o que não é, diga-se de passagem, uma coisa fácil, exigindo, pelo contrário, dedicação e perseverança), o gerente passa a dedicar a parte nobre do seu tempo à prevenção e à antecipação, inclusive para prevenir e antecipar as crises e as urgências evitáveis.

Existe uma boa quantidade de crises e urgências que são, apenas, o importante que não foi feito a tempo. Um exemplo comum é o da manutenção preventiva (importante). Quando não é feita a tempo pode provocar a manutenção corretiva (urgente).

Outro exemplo simples: dizem os especialistas que, normalmente, um pneu de automóvel tem uma vida útil em torno de 40 mil quilômetros. Ao atingir essa marca ele deve ser trocado (uma ação do quadrante 2 - importante mas não urgente) por um novo (manutenção preventiva) para impedir que fure e deixe o condutor do veículo necessitando fazer a troca (manutenção corretiva), numa situação típica do quadrante 3 (urgente e importante).

Nesse caso, temos uma situação bem característica do importante que não feito a tempo. Por isso, transformou-se numa urgência importante (não dá para deixar o carro no meio da rua…). Há situações, porém, em que mesmo um pneu novo pode estourar depois de cair num buraco na pista, apesar dos cuidados preventivos do motorista (situação, aliás, bastante provável de ocorrer hoje em dia em função do lamentável estado de conservação das estradas brasileiras).

Quando acontece uma coisa desse tipo, nos defrontamos com uma crise que não pode ser evitada pela previsão. Situações similares são os acidentes de qualquer tipo ou os imprevistos importantes como, por exemplo, um cliente indignado ou qualquer outro acontecimento que fuja ao controle pessoal mas que interfira ativamente na organização do nosso tempo.

Para esses imprevistos, urgentes e importantes, é que a boa administração recomenda reservar 25% do tempo e dedicá-lo às atividades do quadrante 3.

Com a aceleração da vida moderna, o aumento da quantidade de afazeres, os mais diversos, e com a impressionante profusão das informações que nos chegam por todos os meios de comunicação, conseguir compatibilizar o tempo para fazer tudo o que precisa ser feito é um desafio do qual ninguém escapa.

Administrar bem o tempo é uma exigência cada vez maior como destaca Peter Drucker, o guru dos gurus da administração de empresas.

“O tempo é o recurso mais escasso. Se ele não for administrado, nada pode ser administrado.”

Peter Drucker

Stephen Covey, autor do best seller (considerado o livro de negócios mais lido no mundo) “Os 7 Hábitos das Pessoas Muito Eficazes”, ao descrever a “matriz do tempo”, cruzando os eixos do “importante” com o “urgente”, expõe os quatro quadrantes da matriz: (1) pouco importante e pouco urgente; (2) muito importante e pouco urgente; (3) muito importante e muito urgente; e (4) pouco importante e muito urgente.

Covey, ao pesquisar em empresas, o uso inadequado do tempo, do ponto de vista gerencial, registra o descobrimento da seguinte utilização média: no quadrante 1 (pouco importante e pouco urgente), 5% do tempo; no quadrante 2 (muito importante e pouco urgente), 15% do tempo; no quadrante 3 (muito importante e muito urgente), 20% do tempo; e no quadrante 4 (pouco importante e muito urgente), 60% do tempo.

Essa má utilização evidencia o gasto da maior parte do tempo no quadrante 4 (pouco importante e muito urgente), justamente o chamado quadrante da delegação.

Depois da pesquisa sobre a utilização inadequada, Covey fez outra sobre a utilização mais adequada e descobriu a seguinte utilização média: no quadrante 1 (pouco importante e pouco urgente), 0% do tempo; no quadrante 2 (muito importante e pouco urgente), 60% do tempo; no quadrante 3 (muito importante e muito urgente), 25% do tempo; e no quadrante 4 (pouco importante e muito urgente), 15% do tempo.

A primeira diferença entre a má e a boa utilização do tempo evidenciou-se na “troca” de intensidade da dedicação de tempo entre o quadrante 2 (muito importante e pouco urgente), que passou de 15% para 60% e o quadrante 4 (pouco importante e muito urgente), que passou de 60% para 15%. A segunda diferença deu-se na “migração” do tempo do quadrante 1 (pouco importante e pouco urgente), que passou de 5% para 0%, para o quadrante 3 (muito importante e muito urgente) que passou de 20% para 25%.

Resumo da ópera: segundo Covey, o gerente que faz uma boa utilização do tempo, dedica a maior parte de sua atenção (60%) ao quadrante 2, chamado de quadrante da liderança (o que é importante mas não é urgente). Além disso, dedica ¼ do seu tempo (25%) ao quadrante 3, chamado de quadrante da crise (o que é urgente e importante). E não dedica tempo nenhum a atividades do quadrante 1, chamado de quadrante do descarte (o que nem é importante nem é urgente).

Ou seja: quem administra bem o tempo, do ponto de vista gerencial, lidera muito, delega muito e descarta muito. Além disso, dedica uma boa parcela (25%) do seu tempo à administração de crises, uma vez que há uma parcela delas que é impossível impedir que aconteça.

“Há três coisas certas na vida: a morte, o erro e o improvável.”

Daniel Dantas, banqueiro brasileiro

Agradecimento

Todos os que fazem a o Gestão Hoje e a TGI Consultoria em Gestão agradecem os comentários, os parabéns e os votos de sucesso, todos muito simpáticos, recebidos a propósito do número 500 na semana passada.

Grande abraço a todos!

Estamos felizes por chegar ao número 500. Principalmente por conta do sensação de cumprimento do dever: levar ao leitor, a cada semana, uma síntese do que consideramos mais relevante para a gestão empresarial, seja em relação ao âmbito “interno” das organizações, seja em relação às coisas que estão acontecendo “fora” dela mas que afetam o adequado desempenho diretivo.

Considerando que a gestão empresarial é feita, principalmente, de síntese, sobretudo no que diz respeito às informações para decisão, o Gestão Hoje preocupa-se em disponibilizar para o leitor um apanhado consistente sobre economia, política e gestão de forma a ajudar nas escolhas do seu dia-a-dia.

“Sem a capacidade de ordenar os fluxos de informação que nos chegam de fora, e prever - minimamente que seja - alguma coisa de útil, não existe ciência. Negócios também não. Ambas as atitudes se apóiam nessa compulsão tão humana: discernir ordem no meio da confusão.”

Clemente Nóbrega, Exame, 25.03.98

E, em termos de informação, a confusão é grande. Jornal, rádio, televisão, internet, revistas, livros, tudo produzido em quantidades cada vez maiores, geram um fluxo torrencial interminável de informações que precisa ser adequadamente filtrado para produzir efeito informativo relevante. Caso contrário, só gera ruído e desinformação.

O objetivo do Gestão Hoje é, justamente, ajudar a diminuir essa dispersão e, pelo testemunho dos leitores, tem conseguido esse intento. Daí, nossa grande satisfação porque há mais de 10 anos estamos nessa luta com as informações.

Tudo começou em março de 1994, com um comentário dedicado ao Plano Real, recém lançado. O Gestão Hoje, que ao surgir chamava-se Gestão Empresarial - Conjuntura & Tendências, foi, portanto, contemporâneo da estabilidade da moeda que coroou uma luta de mais de duas décadas de tentativas frustradas no país.

Desde lá, vem acompanhando passo a passo o desenrolar da vida nacional e os avanços e recuos - da gestão empresarial, sempre com a preocupação de fugir dos modismos freqüentes do mundo dito corporativo, particularmente atacado pela confusão da informação e pela má fé de falsos gurus. Quando não, pelo otimismo ingênuo de uns ou pelo estudado pessimismo de outros.

Esses 10 anos configuraram uma década decisiva para o futuro do país, inclusive, com uma transição democrática entre governos opositores de fazer inveja aos países mais civilizados do mundo.

Testemunha atenta desta história recente, o Gestão Hoje disponibiliza em seu site (www.gestaohoje.com.br), todo o acervo dos números passados para consulta a partir do primeiro exemplar numerado, editado em 09.01.1995 (antes, existiram 31 edições experimentais não numeradas).

Além disso, uma versão em inglês, ideal para quem quer praticar o idioma, é traduzida semanalmente pela empresa Sharing English, especializada no ensino e na difusão do inglês profissional. Pode ser acessada no site e, inclusive, assinada para recebimento semanal através de e-mail.

Depois da overdose de olimpíadas que todos tomamos, de um modo um tanto forçado pela cobertura espetaculosa da mídia, voltar ao tema exige, antes de qualquer coisa, um pedido de licença ao leitor. De fato, o assunto, de um modo geral, já “encheu o saco” como atestou a resposta unânime dos ouvintes a uma pesquisa feita ao vivo por um popular programa de rádio no Recife, ainda em plenos jogos. O colunista Artur Xexéo, na sua última coluna foi, a respeito, preciso:

“… o melhor de uma Olimpíada é que a seguinte só acontece quatro anos depois.”

Artur Xexéo, O Globo, 05.09.2004

Todavia, em razão dos vários comentários recebidos pelo Gestão Hoje em relação o número anterior (498), voltar ao assunto tornou-se necessário. Além do mais, o próprio governo, em sua mais recente investida de exaltação patriótica, vai ainda esticar o assunto na semana da pátria com a recepção festiva aos atletas olímpicos em Brasília.

A tônica principal dos comentários recebidos foi a de que o desempenho do Brasil nos jogos não foi tão modesta conforme a tese defendida no número passado. Afinal, teríamos ficado, na classificação geral, segundo o entendimento de um leitor, à frente “de países como Canadá, México, Argentina, Bélgica e muitos outros de poderio econômico e de maior nível de qualidade de vida que o Brasil”; e, no entendimento de outro, com desempenho “bastante superior ao da Índia”.

Longe do intuito de polemizar, todavia, parece importante detalhar um pouco mais a tese da participação modesta, embora reconhecidamente melhor do que das vezes anteriores.

Preliminarmente, é importante destacar que nenhum desses países citados deve servir de base de comparação para o Brasil. Em primeiro lugar, pelo critério populacional (Bélgica com 10 milhões de habitantes, Canadá com 30 milhões, Argentina com 36 milhões e México com 100 milhões). Na semana passada o IBGE confirmou uma população brasileira de 180 milhões (só São Paulo tem 36 milhões, uma Argentina e quase quatro Bélgicas). Em segundo lugar, pelo critério econômico.

Em ambos os casos, a exceção é a Índia que tem uma população que ultrapassa 1 bilhão de habitantes e é uma potência econômica emergente de peso.

Estudo feito pelo banco de investimentos norte-americano Goldman Sachs, projeta dentro de um horizonte de 50 anos, mantidas as atuais tendências de crescimento, uma completa mudança na geografia econômica do planeta com a ascensão do chamado bloco BRIC (Brasil, Rússia, Índia e China) ao topo da economia mundial. Pelo estudo, a China ultrapassaria os EUA e o Brasil ficaria em quinto lugar em termos de PIB, suplantando todos os outros países que hoje ocupam as primeiras posições no ranking mundial, como é o caso do Japão, da Itália, da Inglaterra, da França e do Canadá.

Por essa razão, portanto, não devemos nos contentar com o modesto, ainda que melhor, desempenho atual. Podemos e devemos melhorar muito mais, inclusive pela massificação do esporte como uma política de estado.

“Esporte é saúde massificada. Muita gente praticando para que se descubram os fenômenos genéticos e psicológicos que são os campeões.”

Vinicius Torres Freire, Folha de S. Paulo, 23.08.2004

Isso, claro, com o necessário e indispensável investimento no chamado esporte de alto rendimento (no aperfeiçoamento de uma elite de atletas para obtenção de vitórias em disputas internacionais). Como, aliás, foi tentado pela primeira vez nessa olimpíada.Não podemos sonhar em ser uma potência econômica sem que também queiramos ser uma potência olímpica e, para isso, não podemos nos contentar com resultados modestos, por melhores que pareçam.